Du bist unterwegs und deine Post bleibt zu Hause? Das war gestern – heute sorgt der digitale Briefkasten dafür, dass du deine Post überall öffnen kannst. Über einen Nachsendeauftrag kommt deine Post zu einem Serviceanbieter, wird geöffnet und gescannt. Du rufst deine wichtigen Briefe ab, wann und wo du willst.
Damit du dabei auch den Überblick behältst, welcher Anbieter der passende für dich ist, haben wir den großen digitalen Briefkasten Test 2023 durchgeführt. Hier erfährst du alles, was du über den Email – Trend für Unternehmer, Freelancer und digitale Nomaden wissen musst.
Das Wichtigste in Kürze
- Digitale Briefkästen digitalisieren deine Post. Du hast Zugriff darauf von überall auf der Welt und von jedem kompatiblen Gerät.
- Bei manchen Anbietern brauchst du eine App oder einen Zugang über ein Webportal, manche Anbieter senden dir PDF – Dateien deiner eingescannten Post.
- Preisunterschiede liegen besonders im Detail, achte darauf, was du wirklich brauchst und was das Unternehmen bietet.
Digitaler Briefkasten: Die Favoriten der Redaktion
- Outbit Digitaler Briefkasten
- Aicase Digitaler Briefkasten
- Fdit Digitaler Briefkasten
- Villcase Digitaler Briefkasten
- Der beste individuelle digitale Briefkasten für Unternehmen
- Der beste individuelle digitale Briefkasten für Privatpersonen
- Der beste globale digitale Briefkasten für Unternehmen
Outbit Digitaler Briefkasten
Dank der einfachen Installation mit vorgebohrten Löchern kann der digitale Briefkasten von Outbit im Handumdrehen angebracht werden. Du musst nur noch deine Lieblingszahlen als Passwort festlegen und schon ist dein persönlicher Schutz gewährleistet. Der Outbit digitale Briefkasten ist zudem sowohl für Metallschränke mit einer Einbaudicke von 20 mm als auch für Holzschränke mit einer Einbaudicke von 26 mm geeignet.
Aicase Digitaler Briefkasten
Entdecke den AICase digitalen Briefkasten, der Dir mühelos und sicher Zugang zu Deinen Wertsachen gewährt. Mit der biometrischen Fingerabdruck-Box kannst Du blitzschnell und sicher auf Deinen Safe zugreifen. Du hast zwei praktische Öffnungsmöglichkeiten: einerseits Deinen Fingerabdruck, womit Du rasch auf Deine Wertsachen zugreifen kannst, und andererseits eine 12-stellige Morsecode-Kombination, bestehend aus „0“ und „1“, die sich leicht einstellen lässt.
Fdit Digitaler Briefkasten
Der digitale Briefkasten von Fdit ist nicht nur ein nützlicher Helfer im Haushalt, sondern auch an verschiedenen Orten anwendbar. Ob Werkzeugkasten, Schubladen, Schulschließfächer oder andere Orte, an denen Schlüssel unpraktisch sind – dieser Briefkasten bietet dir die perfekte Lösung und hilft dir dabei, das lästige Problem von verlorenen oder nicht auffindbaren Schlüsseln zu lösen.
Villcase Digitaler Briefkasten
Entdecke den digitalen Briefkasten von VILLCASE – die perfekte Lösung, um Sicherheit und Komfort für Deine Post zu gewährleisten. Der hochwertige Zahlenschloss-Mechanismus besteht aus starken, langlebigen Materialien, die resistent gegen Korrosion, Rost, Zertrümmerung, Kratzer und Wasser sind. So bleibt Dein digitaler Briefkasten für lange Zeit in Top-Zustand und bietet verlässlichen Schutz für Deine wichtigen Dokumente und Sendungen.
Der beste individuelle digitale Briefkasten für Unternehmen
CAYA digitalisiert deine Post. So kannst du Benachrichtigungen in Echtzeit empfangen und Rechnungen schnell und einfach bezahlen.
Du hasst Papierchaos? Die eine oder andere Rechnung ist in der Flut an Briefen auch schon mal untergegangen? Dann ist CAYA genau der richtige Anbieter für deinen individuell auf dein Unternehmen abgestimmten digitalen Briefkasten. Du kannst deine digitale Post einfach verwalten und via Volltextsuche nach einzelnen Briefen suchen. Zudem bietet CAYA auch eine PayNow-Funktion an, wodurch du mit wenigen Klicks Rechnung einfach bezahlen kannst.
Besonders positiv fällt auf, dass du in vielen Bereichen zwischen einigen Optionen wählen kannst. Du kannst beispielsweise wählen, ob du via Nachsendeauftrag deine Post vollständig weiterleiten lassen willst, oder ob du eine CAYA-Postbox mit persönlicher Postadresse in Anspruch nehmen willst.
Wenn du dich für eine Option entschieden hast, dann digitalisiert CAYA automatisch deine Post und archiviert diese drei Monate kostenlos. Wenn es sich mal um einen dringenden Brief handelt, dann kannst du dir diesen auch einzeln zusenden lassen, aber auch Sammelsendungen sind möglich. Auch um die ordnungsgemäße Vernichtung der Post kümmert sich CAYA.
Als Geschäftskunde hast du die Wahl zwischen drei Paketen, die für selbstständige und kleine Unternehmen bis hin zu Hidden Champions und Mittelständer geeignet sind.
Der beste individuelle digitale Briefkasten für Privatpersonen
CAYA digitalisiert deine Post. So kannst du Benachrichtigungen in Echtzeit empfangen und Rechnungen schnell und einfach bezahlen.
Auch für Privatpersonen löst CAYA die oben beschriebenen Probleme: kein Papierchaos mehr, keine vergessene Rechnung und eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis im Alltag. Auch hier hast du die Option, zwischen einem Nachsendeauftrag oder einer persönlichen Postadresse zu wählen. Und auch hier kannst du dir teilweise dringende Briefe auch einzeln zuschicken lassen, oder hast die Wahl einer kostenlosen Sammelsendung alle drei Monate.
Du hast weiter die Wahl zwischen drei Varianten, welche sich vor allem durch die Empfängeranzahl und den Scans pro Monat unterscheiden. Die Version mit fünf Empfängern ist beispielsweise besonders für Familien geeignet.
Der beste globale digitale Briefkasten für Unternehmen
Clevver.io agiert weltweit und eignet sich perfekt für Geschäftskunden und größere Unternehmen.
Clevver.io agiert weltweit. Du kannst deine Post an eine der vielen Geschäftsadressen weltweit schicken lassen und so sicher sein, dass sie schnell digitalisiert werden. Wenn du mit Geschäftskunden weltweit Kontakt halten willst, ohne ein Büro im jeweiligen Land zu haben, dann ist clevver.io eine gute Möglichkeit.
Deine Post wird zudem solange archiviert, bis du diese vernichten oder weiterleiten lässt. Weiterleiten bedeutet, dass du deine Post weltweit von Clevver verschicken und dabei sogar noch die Versandart bestimmen kannst.
Clevver bietet hierbei verschiedene Versionen des digitalen Briefkastens an. Du kannst zwischen LITE, STANDART und PROFESSIONEL entscheiden. Dann kannst du wiederum zwischen verschiedenen Städtetypen (z.B. Metropolen oder Premium Städte) wählen. Es ist also für jeden Bedarf das passende Paket dabei.
Weitere Empfehlungen in der Übersicht
Ratgeber: Fragen, mit denen du dich beschäftigen solltest, bevor du dir einen digitalen Briefkasten zulegst
Digitale Briefkästen ermöglichen dir ein Leben voller Flexibilität. Zusätzlich verschaffen sie dir die Sicherheit, alle wichtigen Dokumente wieder zu finden, auch wenn dein Leben sich zwischen mehreren Orten abspielt. Wir klären für dich wichtige Fragen rund um das Thema digitaler Briefkasten.
Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?
Um das zu ermöglichen, wird deine Post zuerst an einen kompetenten Serviceanbieter umgeleitet. Dieser öffnet deine Briefe für dich, scannt sie ein und leitet sie an dich weiter.
Diese digitalisierten Briefe erhältst du in dein Emailpostfach, je nach Anbieter hast du dabei verschiedene Möglichkeiten. Über ein eigenes Webportal oder als PDF – Anhang hast du von überall auf der Welt Zugang zu deiner Post in digitaler Form. Die realen Briefe auf Papier werden dann entweder archiviert, dir zugesendet oder vernichtet.
Für wen eignet sich ein digitaler Briefkasten?
Neben dem administrativen Aufwand der wegfällt, sparst du dir als Unternehmer Kosten durch die Lagerung von jeder Menge Papier.
Ein wichtiger Schritt auf diesem Weg ist der digitale Briefkasten. Den lästigen Papierkram wirst du so nämlich schon beim Eingang in deinem Postfach los. Zusätzlich gewinnst du den Überblick über eingehende Briefe und Dokumente.
- Postverteilung: Rein wirtschaftlich ist es nicht wirklich sinnvoll, dir eine eigene Abteilung einer Postverteilung aufzubauen, um deine Briefe zu digitalisieren. Allerdings kannst du durch das Auslagern dieses Arbeitsschrittes Personalkosten sparen. Denn deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich dann ganz auf den eigentlichen Inhalt konzentrieren.
- Zugänglich: Ganz egal ob du oder deine Mitarbeiter geschäftlich in anderen Teilen der Welt unterwegs sind – sie haben alle Zugang auf ihre Post. Wichtige Dokumente können so nicht einfach verschwinden oder vergessen werden – denn du hast sie auf dem PC, dem Tablet und dem Smartphone immer dabei.
- Weiterverarbeitung: Wichtige Dokumente kannst du durch den digitalen Briefkasten gleich in weitere Arbeitsschritte einbauen. Rechnungen etwa kannst du einfach an die richtige Stelle weiterleiten.
Digitale Briefkästen sind nicht nur für Unternehmen interessant, die weltweit operieren. Besonders als kleines Unternehmen ist es wirtschaftlich unsinnig, in jedem Land, in dem du operierst, sofort ein Büro zu führen. Mit digitalen Briefkästen kannst du dein Geschäft aufbauen, ohne von Anfang an viel Risiko einzugehen.
Auch für Vereine und andere Freizeitgruppen ist ein digitaler Briefkasten ein einfacher Weg, um transparent zu sein und die Post digitalisieren zu lassen, um sie leicht allen Mitgliedern zugänglich zu machen. Bei wenigen Sendungen pro Monat gibt es auch dafür günstige Lösungen.
Was sind die besten Anbieter in Deutschland, Österreich und der Schweiz, um deine Post digitalisieren zu lassen?
Deutschland
Für deutsche Unternehmer gibt es jede Menge Auswahl an digitalen Briefkästen. Viele der Anbieter betreiben ihre Server sogar von Deutschland aus. Manche der Unternehmen operieren auch in Österreich und der Schweiz. Hier siehst du die Anbieter im Detail:
- ePost
- CAYA
- Clevver.io
- Dropscan
- Reisswolf
- Wirelesslife
- MyDropmail
- edox.at
- Ftapi
Österreich
In Österreich hinkt man in Sachen Digitalisierung ein bisschen hinterher. Bis zu Redaktionsschluss der einzige dezidierte Anbieter von digitalen Briefkastenservice war e-brief.post.at. Auch die österreichische Post bietet ein ähnliches Verfahren, den E-Brief an. In Österreich kannst du aber auch viele deutsche Unternehmen nutzen.
Schweiz
In der Schweiz gibt es zwei große Unternehmen, die sich auf den digitalen Postkasten spezialisiert haben. Zum einen digitaler-briefkasten.ch, die viele wertvolle Informationen rund um das Thema liefern. Zum Anderen staubscanning.ch, die ebenfalls Spezialisten auf dem Gebiet sind.
In der Schweiz kannst du viele der internationalen Anbieter von digitalen Briefkästen ebenfalls nutzen.
Welche Funktionen sollte ein digitaler Briefkasten haben?
- Nachsendeauftrag: Innerhalb von 24 Stunden wird deine Briefpost über Nachsendeauftrag zum Unternehmen weitergeleitet und für dich eingescannt.
- Scannen: Deine Daten werden automatisiert und nach ähnlichen Standards geöffnet und eingescannt.
- Mehrere Adressen: Du kannst über deinen Account mehrere Empfänger bzw. Nachsendeadressen zusammenfassen. Digitale Nomaden können so Geschäfts- und Privatadresse über einen Account regeln.
- Volltextsuche: Das Einscannen über PDF erlaubt es dir, das Dokument auf Inhalte zu durchsuchen.
- Archivierung: Deine Briefe werden vom Unternehmen für dich innerhalb einer gewissen Frist aufbewahrt.
- Nachsendung: Eingescannte Dokumente werden gesammelt und an deine Meldeadresse zurückgesendet.
- Vernichtung: Du kannst selbst auswählen, welche Briefe geöffnet, zurückgesandt oder direkt vernichtet werden.
- Datenschutzgesetz: Da es sich um ein sehr sensibles Geschäftsfeld handelt, kannst du sicher sein, dass die Datenschutzgesetze sowohl für den elektronischen, als auch für den physischen Brief streng eingehalten werden. Dazu zählt, dass die Post ausschließlich in Deutschland verarbeitet wird.
Besonders bei der Archivierung deiner Post solltest du genau die Unterschiede der Anbieter vergleichen. Durch Kosten für Archivierung kann das Angebot schnell zu einer unliebsamen Kostenfalle werden.
Der Nachsendeauftrag erfüllt besonders bei behördlichen Briefen nicht die Funktion einer Meldeadresse!
Briefe vom Finanzamt solltest du über eine Vollmacht direkt an deinen Steuerberater senden lassen. Denn behördliche Briefe benötigen in der Zustellung eine Postbox – Adresse, Nachsendeaufträge funktionieren für behördliche Zustellung nicht immer.
Welchen Speicherplatz gibt es bei digitalen Briefkästen?
In den meisten Fällen gibt es zumindest eine Sammelsendung im Monat, bei der die Originale teilweise auch ins Ausland geschickt werden. Achte darauf, einen Tarif auszuwählen, bei denen Nachsendung in einem gewissen Rahmen in den Kosten inkludiert sind. Andernfalls hast du keinen Zugriff mehr auf deine Originalpost.
Wenn du deine Post digitalisieren lässt, hast du sie immer dabei.
Welche Anbieter gibt es im Bereich digitaler Briefkästen?
Hier geben wir dir einen Überblick über die verschiedenen Anbieter:
| Startup | internationales Unternehmen | Traditionsunternehmen |
|---|---|---|
| Digitalkasten, Dropscan, CAYA, Clevver.io | Reisswolf, ePost | E-Postscan |
Der Unterschied der gebotenen Services ist bei vielen Anbietern sehr ähnlich. Was sich stark ändern ist allerdings die Preisstaffelung und Details wie Postadressen und Anzahl der inkludierten Scans und Nachsendungen.
Welche Preisklassen gibt es bei digitalen Briefkästen?
Grundsätzlich kann gesagt werden: Die Preise beginnen bei 12 Euro, viele Anbieter bewegen sich zwischen 20 – 30 Euro. Unternehmen in der Schweiz berappen aber durchaus 300 Schweizer Franken aufwärts für ihre Dienste.
Der endgültige Preis hängt auch davon ab, wieviele Administratoren du für dein Konto bestimmst und wie oft du die Leistung außerhalb deiner inkludierten Funktionen in Anspruch nehmen musst. Solltest du öfters über deinem Limit liegen, sind Upgrades ein guter Schritt!
Hier findest du eine Übersichtstabelle.
| Anbieter | Preisklasse |
|---|---|
| CAYA | € |
| Digitalkasten | €€ |
| Dropscan | €-€€ |
| EPostscan | €€ |
| clevver.io | € |
| dogado | €€ |
| digitaler-briefkasten.ch | €€€ |
Wo kann ich einen digitalen Briefkasten kaufen?
Du kannst dich über diesen Artikel zu den verschiedenen Anbietern durchklicken.
Bezüglich der Details erkundige dich aber direkt vor dem Kauf noch auf der Homepage des Anbieters. Nur so kannst du sicher sein, dass deine gewünschten Funktionen auch wirklich mit dem Anbieter übereinstimmen.
Welche Alternativen gibt es zu digitalen Briefkästen?
Für Unternehmer ist die Alternative, in jedem Land, in dem sie Geschäftskontakte haben, auch ein Büro einzurichten oder zumindest eine Postadresse zu registrieren. Das Service vieler digitaler Briefkästen ersetzt diese Postadressen und Büros. Du kannst die Bearbeitung also in deinem zentralen Büro vornehmen.
Kaufkriterien: Anhand dieser Faktoren kannst du digitale Briefkästen vergleichen und bewerten
Im Folgenden möchten wir dir zeigen, anhand welcher Faktoren du digitale Briefkästen vergleichen und bewerten kannst. Dadurch wird es dir leichter fallen zu entscheiden, ob sich ein bestimmter digitaler Briefkasten für dich eignet oder nicht.
Achte bei der Auswahl besonders auf diese Faktoren:
- Nachsendeaufträge
- Scanfunktion
- Dauer
- Postadressen
Nachsendeaufträge
Der wichtigste Faktor bei den digitalen Briefkästen ist der Nachsendeauftrag. Denn der bestimmt, ob geöffnete Briefe nachgesandt oder vernichtet werden. Ein seriöses Unternehmen sollte im Preis regelmäßige Nachsendung inkludiert haben.
Die meisten Unternehmen senden ein bis zwei Mal pro Monat deine Post in Sammelsendungen an eine von dir genannte Adresse im In- oder Ausland nach. Achte dabei darauf, ob für Auslandsnachsendung Zusatzkosten entstehen.
Scanfunktion
Bei manchen Unternehmen fallen Zusatzkosten bei jedem gescannten Dokument an. Achte darauf, ob der Anbieter, den du wählst, dir die Möglichkeit gibt, bei jedem Dokument einen Vorabscan durchzuführen.
Du siehst jeden Brief und kannst dann entscheiden, ob er wichtig ist und eingescannt werden soll. So vermeidest du, dass Werbung oder nicht erwünschte Dokumente geöffnet werden. Ebenso solltest du für jeden Brief entscheiden können, ob geöffnete Briefe archiviert, zerstört oder nachgesandt werden.
Dauer
Je nachdem, ob du nur für deinen Urlaub oder für das gesamte Jahr einen digitalen Briefkasten benötigst, sollten auch unterschiedliche Kosten anfallen. Nicht alle Unternehmen bieten die Möglichkeit, nur für eine kurze Dauer auf einen digitalen Briefkasten umzusteigen.
Vielleicht ist aber der Urlaub eine gute Möglichkeit, den Service von digitalen Briefkästen einmal auszutesten. Wenn dir diese Variante des digitalen Geschäftslebens gefällt, kannst du dauerhaft darauf umsteigen. Wenn du nicht dabeibleiben willst, kannst du bei vielen Unternehmen innerhalb einer gewissen Frist wieder kündigen.
Postadressen
Nachsendeaufträge werden nicht von allen Behörden akzeptiert. Deshalb solltest du darauf achten, dass dein Anbieter für diesen Fall auch eine Postadresse für dich bereithalten kann. Achtung: Eine Postadresse muss nicht mit deiner Meldeadresse übereinstimmen!
Wenn du dich längere Zeit im Ausland aufhältst, aber dennoch Post von Behörden empfangen willst, dann ist diese Funktion für dich besonders wichtig. Nur so kannst du deine geschäftlichen Tätigkeiten vom Ausland aus vollständig aufrecht erhalten.
Worauf du sonst noch achten kannst, findest du in diesem Video:
Trivia: Wissenswerte Fakten rund um das Thema digitale Briefkästen
Bis hierher sind dir hoffentlich viele praktische Facetten von digitalen Briefkästen klar geworden. Weil aber trotzdem noch Fragen offen bleiben können, haben wir hier noch einmal alle wichtigen Zusatzinformationen zusammengefasst. So kannst du dich sicher zurücklehnen und dich als halben Experten zum Thema digitale Briefkästen betrachten.
Wie sicher sind digitale Briefkästen gegen Hackerangeriffe?
Die Sicherheit im digitalen Bereich ist heutzutage ein wichtiges Thema, über das auch du dir Gedanken machen solltest. Es gibt genügend Anbieter für digitale Briefkästen im Internet. Du solltest dich aber persönlich von der Sicherheit der Plattform zu überzeugen.
Seriöse Anbieter arbeiten nach dem Datenschutzgesetz, genauer, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Bei genauer Nachfrage werden dir seriöse Anbieter auch genauere Informationen zu ihren Sicherheitsrichtlinien geben.
Du kannst auch darauf achten, dass die Informationen innerhalb von Deutschland gespeichert bleiben und nicht auf Servern im Ausland sind. Selbstverständlich sollten sensible Informationen nur verschlüsselt gespeichert werden, um gegen ungewollten Zugriff sicher zu sein.
Was ist der Unterschied zwischen digitalem Briefkasten und Email?
Auch wenn viele Menschen auf den ersten Blick keinen großen Unterschied zwischen einer Email und dem digitalen Postkasten erkennen, wirst du ihn schon verstanden haben, wenn du bis hierher gelesen hast.
Die Email ist lediglich die Form, in der ein Inhalt überbracht wird. Von verschiedenen Standorten und Zugriffsformen wie Notebook, Tablet oder Smartphone unabhängig kannst du elektronische Nachrichten empfangen.
Der digitale Briefkasten versendet ebenfalls Emails. Der Inhalt besteht aber nicht aus einer weitergeleiteten Email, sondern aus der eingescannten Post, die andernfalls in deinem realen Briefkasten liegen würde.
Warum steigen immer mehr Menschen auf digitalen Briefkasten um?
Der Umstieg auf den digitalen Briefkasten kann sehr individuelle Gründe haben. Einerseits sparen sich große Unternehmen einen lästigen Arbeitsschritt, das Digitalisieren der Briefpost. In einem großen Unternehmen kann das einer ganzen Vollzeitstelle entsprechen.
Andererseits wird die Aufbewahrungspflicht von wichtigen Dokumenten über das Email – Postfach besonders einfach. Informationen können nicht einfach falsch abgelegt werden, sondern sind immer und überall erreichbar.
Viele Menschen schätzen besonders die Flexibilität, auf Dienstreisen auch auf ihren Posteingang zugreifen zu können. Besonders digitale Nomaden, die oft als Einzelunternehmer auftreten, wird durch das digitale Postfach die Teilnahme am Geschäftsleben erst möglich. Du kannst mit dem digitalen Briefkasten im Gepäck getrost deine Weltreise planen.
Auch Menschen mit mehreren Wohnorten und Studenten schätzen immer mehr den Vorteil von digitalen Briefkästen. So können sie zwischen dem Elternhaus und dem Studienort trotzdem zuverlässig ihren gesamten Postverkehr regeln.
Hier siehst du genauer, was Menschen davon überzeugt, einen digitalen Briefkasten in Anspruch zu nehmen:
Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links
[1] https://www.wiwo.de/unternehmen/postzustellung-per-e-mail-was-der-elektronische-brief-bringt/5660040.html
[2] https://www.deutschepost.de/de/e/epost.html
[3] https://dsgvo-gesetz.de/
Bildquelle: 123rf.com / 87418088
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